A Vitalk realizou uma pesquisa em junho de 2021 com 98 profissionais de RH sobre suas práticas de saúde mental na recepção de novas pessoas na empresa. Quase 70% dos entrevistados acreditam que ansiedade pelo novo ambiente de trabalho e excesso de informações são as duas principais dores do(a) novo(a) colaborador(a).
Considerando estes e outros diversos fatores que estão presentes no momento de onboarding, a Vitalk preparou um checklist com todo o carinho para apoiar o lado emocional deste processo.
Para acessá-lo em formato de template, clique aqui. Neste material, você encontrará dicas de práticas para o RH conseguir acolher e receber a nova pessoa de uma forma saudável e produtiva, garantindo que ela consiga desempenhar seu papel com excelência e também se sentindo integrada e psicologicamente segura.
Apesar de termos abordado muitos fatores importantes, esse documento não tem a pretensão de conter todos os requisitos necessários para todas as empresas, e sim, ser um guia inicial, que pode ser completado e adaptado por cada profissional.
Primeiros passos
Transpareça vulnerabilidade nas primeiras integrações
Na primeira reunião, comece com um check in perguntando como a pessoa está se sentindo, buscando o máximo de acolhimento no primeiro contato.
Entenda se tem algum fator externo ajudando ou atrapalhando seu bem-estar emocional, como a família ou o home office. Comece por você, falando de algum sentimento positivo e negativo pessoal, por exemplo, para que ela sinta que o espaço é seguro.
Promova ambientes psicologicamente seguros
Estimule que as pessoas do time tirem dúvidas, opinem e comentem sobre seus erros. A nova pessoa colaboradora perceberá que aquele é um ambiente seguro.
Espaços seguros são espaços livres de julgamentos, que promovem acolhimento, respeito e apoio.
Alinhamentos e cultura
Comunique a cultura e os valores
Deixe claro quais são os valores e a cultura da empresa desde o início do processo seletivo.
E lembre as lideranças de reforçarem estes valores e cultura em suas interações com os candidatos selecionados. Ter materiais oficiais e escritos que expliquem a missão e os valores da empresa também pode ajudar.
Garanta suporte técnico
Certifique-se de que a pessoa nova terá acesso liberado já no primeiro dia a documentos, sistemas e ferramentas.
Se for possível, teste o acesso antes do primeiro dia da nova pessoa contratada. Assim você ajuda a otimizar o tempo dela e evita sentimentos de ansiedade e frustração.
Alinhe as regras e expectativas
Comunique os horários, regras que funcionam bem entre o time e o escopo de trabalho. Busque deixar tudo o mais transparente e registrado possível.
Registre por meio de texto ou vídeo para evitar ruídos e estresses com falhas de comunicação. Uma dica é gravar os procedimentos básicos e enviar o vídeo para todas novas pessoas, mas não esqueça que as particularidades de cada área também devem ser alinhadas.
Acompanhamento
Garanta que o acompanhamento seja feito
Garanta que alguém seja responsável pelo acompanhamento da nova pessoa colaboradora.
Caso o RH não consiga manter contato regular com a pessoa para saber como está caminhando a integração, é importante que a liderança ou algum par consiga fazer esse acompanhamento. Realizar check-ins periódicos entre líderes e time pode ser uma dica para tornar esta prática rotineira.
Direcione a quem pedir ajuda
Compartilhe o contato de quem é a pessoa para recorrer em caso de dúvidas técnicas e pessoais.
Disponibilize e estimule o contato das novas pessoas com os pontos de apoio que podem ajudar com essas questões. Uma sugestão é fazer reuniões no começo apenas para dúvidas para que a pessoa se sinta mais à vontade para perguntar.
Estimule a troca entre times
Realize o apadrinhamento da pessoa nova por um(a) colaborador(a) com mais tempo de casa.
Essa pode ser uma maneira de garantir tanto o acompanhamento como a sua integração no time. Vale ressaltar que o tempo para a pessoa se sentir confortável pode variar, é importante respeitar o tempo e o espaço de cada pessoa.
Apoio emocional
Promova a interação social
Incentive a criação de grupos de afinidades pessoais, para que tenham suporte mútuo.
Por exemplo, coletivos étnico-raciais, de sexualidade e de gênero, e também de gostos comuns por jogos, esportes, etc. Esses grupos também podem ajudar na retenção do colaborador e ser uma oportunidade de reforçar os valores e cultura da empresa.
Ofereça apoio emocional
Dar mecanismos para que a pessoa possa cuidar do seu bem-estar emocional é de suma importância para ela ter mais autoconfiança, produtividade e motivação.
Principalmente para pessoas que estão entrando em cargos de liderança, oferecer oportunidades de autocuidado pode ajudá-las a lidar melhor com as questões emocionais de todo o seu time.
Use a Comunicação Não Violenta (CNV):
Crie uma cultura de comunicação interna assertiva, mas não agressiva.
Comunicar de forma não violenta e ensinar sobre o tema para as novas pessoas, principalmente para as novas lideranças, pode ser uma possibilidade de transformar os diálogos nas empresas mais objetivos e empáticos.
Bônus: checklist de um offboarding
E como deixar a saída também saudável?
A saída de um colaborador pode ser um momento delicado, mas não precisa ser uma experiência traumática. E pode gerar aprendizados para todos os envolvidos. Por isso, elaboramos também algumas dicas para instruir este momento da melhor forma.
Acreditamos que um bom offboarding pode ajudar não apenas o RH e a pessoa que está saindo da empresa, mas também os que ficam, já que promover um clima transparente é de suma importância na garantia de um ambiente psicologicamente seguro.
Conversar com a pessoa que está saindo
Realizar uma conversa de desligamento para entender as motivações da pessoa por trás da saída, captando feedbacks para a possível melhoria de processos internos.
Conversar com as pessoas que ficam
É importante comunicar a empresa toda de maneira leve, porém honesta, não importa de quem tenha partido a decisão. Isso evita ruídos, fofocas e garante a segurança psicológica de quem fica.
Promover abertura para sentimentos
O RH pode abrir um canal para tirar dúvidas e expressar sentimentos sobre o ocorrido para as pessoas que ficam. Momentos de desligamentos são delicados e por isso ter o máximo de cuidado é essencial.
Organizar como ficará tudo
Busque garantir que as pessoas que estão saindo tenham tempo e apoio para alinhar as atividades finalizadas ou não finalizadas com seus pares e suas lideranças. Também é preciso alinhar como serão os fluxos e responsabilidades de trabalho entre as pessoas que ficam.
Referências 1. Pesquisa de 2021 sobre onboarding e saúde mental: https://chatbot.vitalk.com.br/pesquisa-onboarding 2 .Ebook sobre onboarding e saúde mental: https://chatbot.vitalk.com.br/ebook-onboarding 3. Pesquisa de 2021 sobre lideranças e seu impacto na saúde mental os liderados: https://chatbot.vitalk.com.br/infografico-lider-liderado 4. Treinamento Vitalk sobre segurança psicológica: https://chatbot.vitalk.com.br/lider-que-sabe-liderar-webinar-de-encerramento 5. Artigo sobre espaços psicologicamente seguros: https://www.vitalk.com.br/blog/janeiro-branco-espacos-seguros-e-redes-de-apoio/
